GLI EVENTI AZIENDALI E LA PRIVACY

 

Sempre più aziende organizzano direttamente o tramite strutture specializzate riunioni, eventi, convention, ecc., spesso incentrate su manifestazioni sportive, concerti, spettacoli, mostre e altri eventi culturali, sociali e del tempo libero

Di solito, lo scopo di queste iniziative è di pubblicizzare e promuovere brand, loghi marchi, attività, prodotti, servizi e nuove idee di business a investitori, fornitori, partners, clienti, o il pubblico in generale In ogni caso, poiché l’organizzazione e la gestione di tali eventi può implicare il trattamento di diversi dati personali, il titolare dovrebbe organizzarsi per valutare aspetti quali:

• la predisposizione di una informativa privacy specifica per eventi
• come renderla vistosa e ben esposta all’ingresso e all’interno della sede dell’evento
• le modalità per sensibilizzare i presenti a leggerla e ad esprimersi sul proprio consenso alla pubblicazione di foto e filmati su siti web, social. ecc.
• l’organizzazione della raccolta del consenso
• l’eventuale anonimizzazione delle persone ritratte, ecc.

 

L’informativa privacy di dati, foto e video per eventi

Innanzi tutto, una informativa del genere dovrebbe vistosamente richiamare l’attenzione degli interessati, forse con un messaggio in un riquadro ben evidenziato del tipo, ad es.:

ATTENZIONE: nel corso di questo evento pubblico o aperto al pubblico addetti eseguiranno foto, registrazioni audio e filmati che potranno essere diffusi su siti web e social; i presenti sono invitati a leggere questa informativa e ad esprimersi sul loro consenso privacy

Per quanto riguarda poi i contenuti, oltre a quelli rituali, dovrebbe contenere:

• informazioni riguardo ai dati personali identificativi e di contatto trattati (nome, indirizzo, telefono, e-mail, ecc.), nonché, a finalità di trattamento quali, ad es.:
  • l’invio di comunicazioni sugli eventi in programma
  • l’invito ad intervenire ad uno o più eventi e la relativa verifica di chi è presente
  • l’invio di ringraziamenti ad essere intervenuti alle manifestazioni, ecc.   
• le foto, le registrazioni audio e i filmati video di eventi e intervenuti, nonché, le relative finalità di trattamento, ad es.:
  • documentare le manifestazioni nei loro momenti più significativi
  • divulgare e diffondere su web e social notizie e filmati degli eventi
  • promuovere cronache giornalistiche relative agli eventi
  • rilevare effetti e gradimenti di sponsor e altri intervenuti
  • archiviare dati e filmati nello storico eventi del titolare, ecc.
• la precisazione che le foto, le immagini e i filmati video degli eventi 

non sono mai utilizzate per fini a carattere osceno, diffamatorio, blasfemo, razzista, xenofobo e pedo-pornografico, nè da recare in modo deliberato pregiudizio all’onore e alla reputazione delle persone ritratte, e né violando deliberatamente i diritti morali, la tutela dei dati personali, dei diritti d’autore e della proprietà intellettuale

 

EVENTI PUBBLICI: IL CONSENSO PRIVACY SU DATI, FOTO E VIDEO

Riguardo alle immagini, ai suoni o agli eventuali oggetti identificabili dei presenti ad eventi pubblici o aperti al pubblico,

• se sono resi irriconoscibili non è previsto alcun consenso
• se riferiti a minori, è richiesto il consenso di chi ne esercita la potestà genitoriale
• negli altri casi,
  • se non violano la reputazione o alcun altro diritto degli interessati e se trattati solo a titolo personale per memoria e ricordo dell’evento non è richiesto il consenso
  • se sono raccolti da un giornalista che le pubblica a corredo di una sua cronaca relativa all’evento non è richiesto il consenso
  • se si devono pubblicare/diffondere su siti web/social, ecc., è richiesto il consenso

ecco un esempio di raccolta del consenso:

titolare del trattamento: PISCINE SPA – SIRACUSA – c.f. / p. iva: 01234567890 tipo evento, sede e data: Olimpiadi Siracusane –  Piscina Comunale di Siracusa – 28/01/2020 dati personali trattati: dati identificativi e di contatto (nome, indirizzo, telefono, e-mail) e potenziali foto, registrazioni audio, riprese video finalità del trattamento: raccolta, pubblicazione e diffusione sul sito internet del titolare di foto, registrazioni audio e riprese video relative al suddetto evento l’interessato: ROSSI Paolo – Piacenza –  paolorossi@abc.it espressione del consenso: [_] concede    [_] non concede   il consenso al trattamento dei suindicati dati per le suddette finalità data: _________________     firma: _______________________________________

Per approfondire le implicazioni riguardo a pubblicare immagini online consultare la seguente infografica, raggiungibile anche tramite questo link del sito del Garante